Alle entstandenen Ausgaben für Ihr Projekt tragen Sie aufgeschlüsselt nach den drei Positionen Honorare, Aufwandsentschädigungen und Sachausgaben in die Belegliste ein. Die Belegliste enthält eine bereits ausgefüllte Musterliste als Hilfestellung für Sie sowie die einzelnen Tabellenblätter A) Honorare, B) Aufwandsentschädigungen und C) Sachausgaben zum Ausfüllen. Sollten Sie bereits einen Zwischennachweis erstellt haben, führen Sie die erstellte Belegliste einfach bis zum Ende des Projekts weiter.

Um die entstandenen Ausgaben nachzuweisen, müssen bei Ihnen alle Belege, Rechnungen, Verträge und Dokumente im Original vorliegen und im Falle einer Prüfung bereitgestellt werden können. Bereits erhaltene Fördersummen für Ausgaben, für die bei einer Prüfung keine Belege vorgelegt werden können, werden zurückgefordert.

Honorare

Honorare können abgerechnet werden bis zur beantragten Höhe. Als Honorare können bei „Kultur macht stark“ nur Stunden abgerechnet werden, die zusammen mit den Teilnehmenden und im Zusammenhang mit pädagogischer Betreuung und/oder künstlerischer Anleitung umgesetzt werden. Aufträge für Tätigkeiten auf Honorarbasis (siehe auch unter Sachkosten-Auftragsvergaben), die unabhängig von der Betreuung der Teilnehmenden stattfinden, fallen unter Sachkosten. Vor- und Nachbereitung der Honorarkräfte sowie Fahrtkosten sind bereits im Stundensatz enthalten und können nicht zusätzlich abgerechnet werden.

Zum Verwendungsnachweis gehören folgende Unterlagen:

• die Honorarverträge aller engagierten Honorarkräfte
• Auszahlungsbelege, denen zu entnehmen ist, wann das Honorar an die Honorarkraft ausgezahlt wurde (z.B. ein Kontoauszug oder eine Rechnung mit Stempel und Auszahlungsdatum von der Buchhaltung),
• der vollständig ausgefüllte und von der Honorarkraft unterschriebene Stundenzettel (Link ergänzen)

Aufwandsent-
schädigungen

Zum Verwendungsnachweis gehören folgende Unterlagen:

• Auszahlungsbelege, denen zu entnehmen ist, wann die Aufwandsentschädigung an die ehrenamtliche Kraft ausgezahlt wurde (z.B. ein Kontoauszug, Barquittung oder eine Rechnung mit Stempel und Auszahlungsdatum von der Buchhaltung)
• der vollständig ausgefüllte und von der ehrenamtlichen Kraft unterschriebene Stundenzettel

Sachausgaben

Bitte beachten Sie, dass nur ordentliche Rechnungen/Quittungen und keinerlei Eigenbelege anerkannt werden können. Im Folgenden finden Sie einige Hinweise zu häufig anfallenden Sachkostenpositionen:

• Alle Gegenstände, die nicht unter Verbrauchmaterial fallen wie z.B. Musikinstrumente, technisches Equipment etc. gelten als Anschaffung. Anschaffungen unter 800 € müssen auf ihre Wirtschaftlichkeit im Vergleich zu einer Anmietung geprüft werden und es müssen auf Anfrage Zahlen/Angebote vorgelegt werden können, die dies belegen. Anschaffungen ab 800€ gelten als Investitionen und sind in keinem Fall förderfähig.
• Für Auftragsvergaben über 1.000 Euro werden drei schriftliche Angebote benötigt. Unter Auftragsvergaben fallen alle Honorardienstleistungen, die nichts mit der direkten Betreuung und künstlerischen Arbeit mit den Teilnehmenden zu tun haben, z.B. filmische oder fotografische Dokumentation des Projekts, Programmierung oder graphische Gestaltung von Werbematerialien.
• Fahrtkosten zum Projektort werden bei "Zur Bühne" in der Regel nur für die Teilnehmer:innen erstattet. Fahrtkosten für Honorarkräfte (An- und Abreise) können nur abgerechnet werden, wenn im Vorfeld das Add-on „ländlicher Raum“ beantragt wurde. Hierzu wird ein ÖPNV Ticket (2. Klasse) oder eine ausgefüllte und unterschriebene Fahrtendokumentation als Beleg benötigt. Gleiches gilt für zusätzliche Fahrtkosten der Teilnehmenden, die über selbiges Add-on beantragt wurden.
• Wenn Sie das Add-on „Vernetzungs- und Transfertreffen“ abrechnen möchten, füllen Sie bitte das dreiteilige Dokument „Vernetzungs- und Transfertreffen“ aus. Dieses besteht aus der Teilnehmendenliste (von jeder:jedem Teilnehmenden unterschrieben), der Abrechnungshilfe zur Berechnung der Pauschale und einer Vorlage für die Protokollierung des Treffens. Die Gesamtsumme der Vernetzungs- und Transfertreffen tragen Sie ebenfalls in die Belegliste unter Sachkosten ein.
• Im Zuge der Add-ons „inklusive Projekte“ und „digitale Projekte“ verausgabte Sachkosten müssen ebenfalls in der Belegliste aufgeführt und entsprechend belegt werden können.
• Zu den Sachausgaben zählen auch die Verpflegungspauschalen. Abgerechnet wird eine wirkliche Pauschale und es können keine Belege für Essen, Getränke, Catering o.ä. eingereicht werden. Eine Vorlage zur Berechnung der Verpflegungspauschale finden Sie zusammen mit einer Musterliste als Hilfestellung hier. Zum Ausfüllen der Liste benötigen Sie die ausgefüllte Teilnehmendenliste. Die Verpflegung der Honorarkräfte, Ehrenamtlichen und Mitarbeiter:innen in Eigenleistung kann wie beantragt und nach tatsächlicher Anwesenheit innerhalb derselben Liste abgerechnet werden. Die Summe pro Teilprojekt nehmen Sie bitte ebenfalls in die Belegliste auf. Das Datum der Zahlung ist hier der letzte Projekttag, Empfänger der Zahlung ist in diesem Fall ihr Haus.
• Sofern KSK beantragt wurde, fällt auch diese Abrechnung unter die Sachkosten. Als Beleg benötigen wir einen Überweisungsbeleg an die KSK aus dem Bewilligungszeitraum. Ausreichend ist hier der Nachweis der monatlichen oder quartalsweisen Zahlung an die KSK.