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Zwischennachweis

Zwischen-
nachweis

Bei überjährig laufenden Projekten müssen Sie bis zum 15. Februar in der Datenbank einen Zwischennachweis erstellen. Dieser besteht aus einer ausgefüllten Belegliste mit allen getätigten Ausgaben bis zum 31. Dezember. Die Vorlage dafür erhalten Sie mit der Bewilligungs-E-Mail und finden Sie zudem hier. Die Gesamtsummen für Honorare, Aufwandsentschädigungen und Sachausgaben tragen Sie dann in den in der Datenbank angelegten Zwischennachweis, reichen diesen ein, drucken den Zwischennachweis und die ausgefüllten Beleglisten aus und senden uns diese - von Intendanz und Kaufmännischer Geschäftsführung unterschrieben - postalisch zu.

Verwendungsnachweis

Verwendungs-
nachweis

Das Projekt ist abgeschlossen und Sie möchten die entstandenen Kosten zurückerstattet bekommen. Dazu haben Sie zwei Monate Zeit, einen Verwendungsnachweis in der Datenbank zu erstellen. Um Ihnen die Arbeit so weit wie möglich zu erleichtern, folgen hier Tipps und Hinweise zu den wichtigsten Punkten des in der Datenbank angelegten Verwendungsnachweises.

Vorab zu beachten

Der Verwendungsnachweis besteht aus zwei Teilen: dem inhaltlichen Sachbericht und der Finanzaufstellung. In Ihrem Fördervertrag finden Sie noch einmal das Datum, bis wann der Verwendungsnachweis spätestens postalisch bei "Zur Bühne" eingegangen sein muss.

Um sich die Arbeit zu erleichtern, lohnt es sich bereits während des Projektes alle Originalbelege zu sammeln und regelmäßig in die Belegliste aufzunehmen. Zudem bitten wir Sie, bei allen Einkäufen, bei denen Sie unsicher sind, ob diese erstattungsfähig sind, sich im Vorfeld mit dem "Zur Bühne"-Team in Verbindung zu setzen, damit möglichst alle entstandenen Kosten im Nachhinein auch anerkannt werden können.
Achten Sie zudem auf eine sorgfältige Führung der Teilnehmerliste, da diese als Nachweis für Ihr Projekt gilt und ohne diese Liste keine Auszahlung möglich ist.

Ausgaben

Alle entstandenen Ausgaben für Ihr Projekt tragen Sie in eine Belegliste in Excel ein. Die Vorlage dazu haben Sie mit der Bewilligung erhalten und finden Sie zudem hier. Nach Fertigstellung der Beleglisten nehmen Sie die Gesamtsummen der drei Ausgabenpositionen (Honorare, Aufwandsentschädigungen, Sachausgaben) in die Datenbank auf. Zu der Belegliste benötigen wir zur Prüfung des Verwendungsnachweises alle Originalbelege und jeweils eine Kopie. Die Originale (bis auf die Stundenzettel und Teilnehmerlisten) erhalten Sie nach erfolgter Prüfung wieder zurück. 
Sollten Sie bereits einen Zwischennachweis erstellt haben, führen Sie die erstellte Belegliste bitte bis zum Ende des Projekts weiter. Bei der Eingabe der Gesamtsummen in die Datenbank achten Sie bitte darauf, dass Sie dann nur noch die Summe vom 1. Januar bis zum Ende des Projekts ergänzen.

Honorare

Zum Verwendungsnachweis gehören folgende Unterlagen zur Prüfung der Honorare:

  • die Honorarverträge aller engagierten Honorarkräfte - in Original und Kopie,
  • ein Auszahlungsbeleg, dem zu entnehmen ist, dass ein Honorar und in welcher Höhe an die Honorarkraft ausgezahlt wurde (z.B. ein Kontoauszug),
  • der von der Honorarkraft unterschriebene Stundenzettel (da dieses Original bei "Zur Bühne" verbleibt, machen Sie sich bei Bedarf bitte eine Kopie davon; da ohne Stundenzettel keine Honorare erstattet werden können, raten wir Ihnen projektbegleitend den Stundenzettel zu führen und am Ende die handschriftliche Unterschrift der Honorarkraft einzuholen).
Aufwandsentschädigungen

Zum Verwendungsnachweis gehören folgende Unterlagen zur Prüfung der Aufwandsentschädigungen:

  • ein Auszahlungsbeleg, dem zu entnehmen ist, dass eine Aufwandsentschädigung und in welcher Höhe an die ehrenamtliche Kraft ausgezahlt wurde (z.B. ein Kontoauszug),
  • der von der ehrenamtlichen Kraft unterschriebene Stundenzettel (da dieses Original bei "Zur Bühne" verbleibt, machen Sie sich bei Bedarf bitte eine Kopie davon; da ohne Stundenzettel keine Aufwandsentschädigungen erstattet werden können, raten wir Ihnen projektbegleitend den Stundenzettel zu führen und am Ende die handschriftliche Unterschrift der ehrenamtlichen Kraft einzuholen.
Sachausgaben

Um die entstandenen Sachausgaben nachzuweisen, versenden Sie bitte mit dem Verwendungsnachweis alle Belege und Rechnungen im Original und in Kopie. Bitte sortieren und nummerieren Sie die Belege äquivalent zur Belegliste. Die Original-Rechnungen und -Belege erhalten Sie nach erfolgter Prüfung zurück.

Bitte beachten Sie, dass keinerlei Eigenbelege erstattet werden können.

Für Auftragsvergaben über 1.000 Euro werden drei schriftliche Angebote benötigt.

Fahrtkosten zum Projektort werden bei "Zur Bühne" nur für die Teilnehmer*innen erstattet, Ausnahmen sind gemeinsame Ausflüge.

Zu den Sachausgaben zählen auch die Verpflegungspauschalen. Eine Vorlage zur Berechnung der Verpflegungspauschale haben Sie mit der Bewilligung erhalten, zudem finden Sie diese hier. Zwingend erforderlich zur Berechnung ist dazu die - von der verantwortlichen Person unterschriebene - Teilnehmerliste. Anhand dieser Liste können Sie die tatsächlich anwesenden Teilnehmer*innen pro Projekttag ermitteln und eine Gesamtsumme an Verpflegungspauschale pro Teilprojekt ermitteln. Die Summe pro Teilprojekt nehmen Sie bitte ebenfalls in die Belegliste auf.

Sachbericht

Zur Dokumentation Ihres Projekts erstellen Sie einen Sachbericht. Mit dem Klick auf das "i" neben der jeweiligen Überschrift in der Dantenbank wird Ihnen angezeigt, welche Angaben an dieser Stelle gemacht werden müssen. Sehen Sie den Sachbericht als Antwort auf Ihren Antrag, inwieweit das Projekt wie geplant stattgefunden hat, ob die Ziele erreicht wurden und ob und welche Änderungen am Konzept oder den Ausgabenpositionen es eventuell gab.

Bevor Sie den Sachbericht final ausdrucken und von Intendanz und Kaufmännischer Geschäftsführung unterschreiben lassen, halten Sie - wie beim Antrag auch - bitte vorab Rücksprache mit dem "Zur Bühne"-Team.

Alles fertig. Und jetzt?

Ihr Verwendungsnachweis ist in der Datenbank vollständig ausgefüllt, die Beleglisten sind erstellt, alle Belege, Stundenzettel usw. liegen vor? Haben Sie Ihren Verwendungsnachweis und den Sachbericht mit einer Kollegin aus dem "Zur Bühne"-Team besprochen?

Dann stellen Sie Ihre Unterlagen zusammen und schicken diese auf den Weg. Das Kuvert/Paket muss folgende Unterlagen enthalten:

  • den ausgedruckten Verwendungsnachweis aus der Datenbank als PDF heruntergeladen und ausgedruckt - unterschrieben von der Intendanz und kaufmännischen Geschäftsführung des antragstellenden Hauses
  • die ausgefüllten und von der kaufmännischen Geschäftsführung unterschrieben Beleglisten (für Honorare, Aufwandsentschädigungen und Sachkosten)
  • alle Teilnehmerlisten aus dem Projekt - von der Projektleitung unterschrieben; diese verbleiben bei "Zur Bühne", bei Bedarf bitte vor dem Versand eigene Kopien anfertigen
  • die Original-Honorarverträge für Ihr Projekt zur Prüfung und jeweils eine Kopie, die bei "Zur Bühne" verbleibt
  • die original unterschriebenen Stundenzettel der Honorarkräfte bzw. Ehrenamtlern; diese verbleiben bei "Zur Bühne", bei Bedarf bitte vor dem Versand eigene Kopien anfertigen
  • zu allen ausgezahlten Honoraren und Aufwandsentschädigungen einen Auszahlungsbeleg (z.B. Kontoauszug)
  • alle Belege über Sachkosten im Original und jeweils eine Kopie; die Originale erhalten Sie nach der Prüfung zurück; die Belege bitte äquivalent zur Belegliste sortieren und nummerieren
  • eine von der Projektleitung unterschriebene Berechnung der Verpflegungspauschale; die Tabelle zur Berechnung erhalten Sie mit der Bewilligung bzw. finden diese wie auch alle anderen Vorlagen hier
  • sollten Druckerzeugnisse abgerechnet werden wollen oder Ausgaben für Projektdokumentationen (Video oder Fotos), müssen Belegexemplare mitgeschickt werden

Das "Zur Bühne"-Team wünscht viel Erfolg und steht für alle Rückfragen zur Verfügung.