Datenschutzinformation für Veranstaltungen

Für die Verarbeitung Verantwortliche

Deutscher Bühnenverein
Bundesverband der Theater und Orchester
St.-Apern-Straße 17-21
50667 Köln
Vertretungsberechtigter Vorstand: Geschäftsführende Direktorin Claudia Schmitz

Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter:

Xamit Bewertungsgesellschaft mbH

Monschauer Str. 12

40549 Düsseldorf

info@xamit.de

Geltungsbereich

Diese Datenschutzinformation richtet sich an alle Besucher:innen unserer Veranstaltungen sowie Personen, die sich zwecks Planung zu unseren Veranstaltungen anmelden.

Muss ich meine Daten angeben?

Um an unseren Veranstaltungen teilzunehmen und sich zu diesen anzumelden, müssen die erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach einer Interessenabwägung. Dadurch wird bspw. ermöglicht, dass wir die Ihnen angebotenen Leistungen stetig verbessern können oder dass wir gesetzliche Bestimmungen einhalten können. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie die Hintergründe unserer Interessen und ob bzw. wie Sie gegen die Verwendung Ihrer Daten widersprechen können.

Um unsere Angebote zu nutzen oder um eine Anfrage zu senden, werden Sie gebeten, Ihre Daten anzugeben. Sie können selbst entscheiden, ob Sie diese Angebote wahrnehmen und dafür Ihre Daten angeben. Wir bieten Ihnen auch Services an, für die wir Ihre Daten nur verarbeiten, wenn Sie uns Ihre Einwilligung hierfür erteilt haben. Die Erteilung einer Einwilligung erfolgt immer freiwillig. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Bitte beachten Sie, soweit Sie Angaben zu anderen Personen machen, dass Sie deren Zustimmung dazu zuvor eingeholt und sie über die Zwecke der Weitergabe – wie sie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt werden – informiert haben müssen.

Wir bitten Sie diese Informationen auch an die Personen weiter zu geben, die Sie für die Nutzung unserer Services mit einbeziehen, wie z. B. Familienmitglieder oder Bevollmächtigte.

Verarbeitungszwecke, verarbeitete Daten und Rechtsgrundlagen

I. Anmeldung und Teilnahme

Wir verarbeiten die Daten, die Sie bei der Anmeldung angeben, um unsere Veranstaltung zu planen, Ihnen ggf. Eintrittskarten zuzusenden, die Veranstaltung durchzuführen, Ihnen Veranstaltungsmaterialien zur Verfügung zu stellen (bspw. Präsentationsinhalte, Anfahrtsbeschreibungen), Ihre Anliegen zu beantworten und Sie im Falle einer Änderung (bspw. Termin, Veranstaltungsort) zu benachrichtigen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Veranstaltungsplanung und -organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).

Dabei werden grundsätzlich die folgenden Datenarten verarbeitet:

Vorname, Name
Institution
Position
Dienstliche Anschrift, Kontaktdaten
Teilgenommen j/n
Zeitpunkt der Anmeldung
Art der Veranstaltung
Frage oder Anliegen, Zeitpunkt des Eingangs, Korrespondenz
Hilfsmittel/Unterstützungswünsche für die Teilnahme an der Veranstaltung

II. Film- und Fotoaufnahmen

Im Rahmen unserer Marketingaktivitäten, als Erinnerung und zur Veranstaltungsdokumentation für Fördermittelgeber werden bei Veranstaltungen Film- und Fotoaufnahmen erstellt. Die Anfertigung und Verwendung von Film- und Fotoaufnahmen erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer positiven Darstellung unseres Vereins und der Berichterstattung darüber, der Illustration von Dokumenten und Marketingmaterialien, an der Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln sowie an der Erhaltung von Erinnerungen an besondere Momente auf unseren Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Dies gilt für jede Aufnahme von Versammlungen und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Besucher teilgenommen haben, von Personen der Öffentlichkeit bzw. der Zeitgeschichte sowie von Personen, die uns eindeutig anzeigen oder mitteilen, dass sie fotografiert oder gefilmt werden möchten. Die Berichterstattung kann auf unseren Webseiten sowie auf unseren Auftritten in den sozialen Medien (z.B. Facebook, X, Instagram) erfolgen. Bei einer Veröffentlichung auf unseren Webseiten und Auftritten in den sozialen Medien ist ein weltweiter Zugriff auf diese Aufnahmen möglich, d.h. auch aus Staaten mit einem im Vergleich zur EU abweichenden Datenschutzniveau.

Einzelaufnahmen und ggf. weitere Daten verarbeiten wir, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit, a) DS-GVO), in der wir Sie gesondert über Verarbeitungszwecke, Datenempfänger und mehr informieren.

III. Sonstige Verarbeitungszwecke

Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogenen Daten zur Wahrung unserer folgend beschriebenen berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet:

Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhaltet keine Ihrer personenbezogenen Daten.
Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
Es liegt in unserem Interesse, für den Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf.
Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
Es liegt in unserem Interesse, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen. Kommt es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung, werden die für die Rechtsverfolgung notwendigen Daten verarbeitet.
Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interessens an der Verbesserung unserer Prozesse.
Wir führen interne sowie externe Audits und Kontrollen (z.B. durch den Datenschutzbeauftragten) durch, bei denen es vorkommen kann, dass Dokumente oder Datensätze betrachtet werden, die Ihre Daten beinhalten. Audits und Kontrollen finden zur Erfüllung diverser Vorschriften und vertraglicher Verpflichtungen sowie Überprüfung der Effektivität unserer Prozesse statt.
Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Kooperationspartnern. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber Kooperationspartnern.
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.
Zum Zweck des Förderungsmanagements verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln, für die Erfüllung gesetzlicher Statistikanforderungen sowie zur betriebswirtschaftlichen Steuerung. Dazu müssen wir gegenüber unseren Fördermittelgebern den quantitativen und qualitativen Einsatz von Mitteln und Personal nachweisen und Prüfungen durch Mittelgeber:innen im Rahmen von haushaltsrechtlichen Vorschriften ermöglichen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.

Automatische Einzelentscheidungen

Es finden keine automatisierten Einzelentscheidungen statt.

Löschfristen

Wir löschen Ihre zum Zweck der Anmeldung und Teilnahme verarbeiteten Daten zeitnah nach der Beendigung der jeweiligen Veranstaltung.

Bildaufnahmen für Marketingzwecke speichern für die Dauer unserer Bewerbung, längstens aber zehn Jahre nach der Erstellung der Aufnahmen. Aufnahmen für Erinnerungen speichern wir solange wie sie für unsere Erinnerung wichtig sind, längstens aber für zehn Jahre nach der Erstellung. Fotos in gedruckten Materialien werden in der Neuauflage entfernt. Basiert die Verarbeitung auf einer Einwilligung, wird Ihnen die Löschfrist in der entsprechenden Einwilligungserklärung mitgeteilt.

Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.

Herkunft Ihrer Daten

Grundsätzlich erheben wir Ihre Daten direkt bei Ihnen.

Welche Stellen Ihre Daten erhalten

Die folgende Liste stellt dar, welche Organisationen („Datenempfänger“) in welchen Fällen Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.

Agenturen
Auditor:innen
Banken, Zahlungsdienstleister:innen
Caterer
Datenschutzbeauftragte:r
Dienstleistende für Akten-/Datenträgervernichtung
Dienstleistende für Druck/Lettershops
E-Mail-Provider des Empfängers
Eventagenturen
(Förder-)Mittelgeber:innen
Gerichte, Strafverfolgungsbehörden, Anwält:innen, Behörden, Ansprechpartner:innen, Berater:innen (nur im Rahmen gerichtlicher Streitigkeiten oder bei konkretem Strafverdacht)
IT-Dienstleistende
Kooperationspartner:innen
Soziale Medien
Versanddienstleister:innen

Datenempfänger in Drittländern

Unsere IT-Dienstleistende in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Die verbundenen Unternehmen bzw. Unterauftragnehmer unserer IT-Dienstleistenden haben sich entweder dem sogenannten Data Privacy Framework (Beschluss Nr. C(2923) 4745 final vom 10.07.2023) unterworfen, sofern diese Ihren Sitz in den USA haben; andernfalls sind unsere IT-Dienstleistenden für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.

Ihre Rechte

Sie verfügen über das Recht auf:

Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung der Daten bleibt davon unberührt.
Sie haben darüber hinaus das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes und Anfechtung einer auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung (Art. 22 DS-GVO).
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
Widerspruch gegen die Direktwerbung – Sie haben das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen gegen eine Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung zu widersprechen.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.

Sie haben ebenfalls das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).